Handreiking Ontbreken handtekening op WID

Opgesteld door Expertgroep Normenkaders, laatste wijziging op 13 februari 2023

Versiebeheer

Versie	Datum	Toelichting
1.0	13 februari 2023	Initiële opzet

Inleiding

Dit document bevat een handreiking voor hoe om te gaan wanneer een handtekening ontbreekt op een WID, waarnaar verwezen wordt binnen het Afsprakenstelsel Elektronische Toegangsdiensten.

Aanpak en uitvoering toetsing

Wanneer het te controleren WID geen handtekening van de houder bevat, zijn de navolgende twee opties qua aanvullend bewijs toegestaan. Het is daarbij de verantwoordelijkheid van de aanvrager het aanvullende bewijs aan te leveren:

Aanvullend bewijs

Toelichting

Een gelegaliseerde handtekening met een apostille.
De houder laat een handtekening bij de notaris zetten en deze notariële akte wordt voor echt verklaard door middel van een apostille. Een apostille is een stempel (of sticker) van een rechtbank op een officieel document, die aantoont dat de handtekening op het document echt is. In dat geval dienen de volgende controles te worden uitgevoerd:
1. Het land dat de apostille heeft afgegeven, MOET aangesloten zijn bij het Apostilleverdrag. Voor een overzicht van landen die zijn aangesloten, zie https://www.nederlandwereldwijd.nl/legaliseren/landen-apostilleverdrag.
2. De apostille MOET overeenstemmen met het model dat als bijlage bij het Apostilleverdrag is toegevoegd. (zie extra toelichting bij 1)
3. Indien het land dat de apostille heeft afgegeven niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag, MOET bij de bevoegde autoriteiten van betreffend land worden nagegaan of de apostille is afgegeven door de daartoe bevoegde autoriteiten. De vorm ZOU daarbij MOETEN aansluiten bij de vorm zoals aangegeven in het Apostilleverdrag en in de toelichting bij 1b staat weergegeven.
Een bij de notaris gelegaliseerde handtekening.
In dat geval dient de volgende controle te worden uitgevoerd:
1. Vastgesteld MOET worden dat de notarisverklaring is afgegeven door een door het bevoegd gezag aangewezen notaris.

Ad 1: In Artikel 4 van het Apostilleverdrag is bepaald waaraan een apostille moet voldoen. Opgemerkt moet worden dat de apostille kan worden gesteld in de officiële taal van de autoriteit die haar afgeeft. De in het model voorgeschreven tekst (zie hieronder) kan ook in een tweede taal worden opgesteld. Het opschrift ,,Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)’’ moet in de Franse taal zijn gesteld. Zoals onder 1 is aangegeven bevestigt de apostille de echtheid van de handtekening. De handtekening, het zegel of het stempel op de apostille behoeven niet voor echt te worden verklaard.

Ad 1c: Op de HCCH website kan per land worden opgezocht welke instanties of autoriteiten bevoegd zijn in het kader van het afgeven van apostilleverklaringen. Zie: https://www.hcch.net/en/states/authorities

Ad 2: Sommige landen hebben een register van aangewezen bevoegde notarissen. Om de bevoegdheid van de notaris te onderzoeken, dient contact gezocht te worden met de autoriteiten van het betreffende land en als laatste stap de Nederlandse ambassade in betreffend land van afgifte van de notarisverklaring. Voor Nederland is het voldoende dat de notaris staat ingeschreven in het beroepsregister. Zie: https://registernotariaat.nl/registernotariaat/#/search.