Handreiking Controle van interne mandaatbesluiten

Opgesteld door Expertgroep Normenkaders, laatste wijziging op 10 oktober 2024

Versiebeheer

Inleiding

Dit document bevat een handreiking voor een alternatieve controle op basis op interne mandaatbesluiten.

Werkwijze

• Degene, die opgave doet, verstrekt het mandaatbesluit.

• Degene, die opgave doet, duidt aan op basis van welke in het mandaatbesluit genoemde functie hij de opgave doet.

• Degene, die opgave doet, verklaart en toont aan dat hij op moment van aanvragen daadwerkelijk in betreffende functie is aangesteld, bijv. via een aanstellingsbrief.

• Het Machtigingenregister controleert de betrouwbaarheid van het mandaatbesluit. 
  De betrouwbaarheid van het mandaatbesluit is voldoende als het betreffende besluit in officiële openbare overheidsbron of officiële openbaar gemaakte stukken van het bevoegde orgaan van de publiekrechtelijke rechtspersoon kan worden teruggevonden.

Voorbeelden:

• Register van Overheidsorganisaties

• Topmanagementgroep | Organisatie | Algemene Bestuursdienst

• wet- en regelgeving via http://wetten.nl

• publicaties in de Staatscourant via http://overheid.nl

• publicaties van interne organisatie- en mandaatbesluiten via http://rijksoverheid.nl

Bij twijfel aan de betrouwbaarheid vraagt het Machtigingenregister alsnog de wettelijke vertegenwoordiger om zelf namens de rechtspersoon opgave te doen (indien deze niet al de opgave deed) of zelf een andere vertegenwoordiger van de rechtspersoon contacteren om deze te laten verklaren dat het mandaat geldig is.

Voorbeelden van zelfstandig bevoegden (in de meeste gevallen) voor:

• Het verstrekte en gecontroleerde mandaatbesluit wordt gearchiveerd voor de duur van tenminste 7 jaar.

Bij bovengenoemde voorbeelden van zelfstandig bevoegden is aanvullend bewijs nodig de vorm van een mandaat.